Consejos para realizar eventos masivos

Consejos para realizar eventos masivos.

Todos tenemos experiencia realizando eventos, aunque sean eventos pequeños. Lo más común es que esos eventos no suelen ser muy concurridos, ya que suelen ser eventos familiares, de graduación, bodas, posadas, evento empresarial, meetup, congreso, etc.

Sin embargo cuando planeamos realizar un evento masivo hay más aspectos a tener en cuenta en comparación con tipos de eventos, es por eso que generalmente se cuenta con un equipo extenso de personas en áreas distribuidas para no descuidar algún punto y eso es justamente el primer consejo que te recomendamos: 

1-. Si estás realizando un evento masivo lo mejor que puedes hacer es no hacerlo solo.

Debes contar con personal para: organización (empleados generales) que te ayuden antes y después del evento, sus actividades suelen ser muy variadas, ya que dependen del tipo de evento que pienses realizar.

Por ejemplo, pueden ser personas que apoyen a los visitantes a encontrar la taquilla, o estacionamiento o personas que respondan dudas de los asistentes, o que verifiquen la autenticidad de los boletos.

También es muy importante el ser un evento masivo, contar con personal para seguridad, dependiendo del volumen del evento, son cuantos elementos necesitarás.

El personal de organización del evento, puede contar con: área de marketing y diseño, área de relaciones públicas, área técnica (en el caso de conciertos es indispensable ya que será el personal operativo con experiencia para el evento)

Por último no olvides que vas a requerir de permisos gubernamentales, es por ello que es probable que requieras abogados y contadores.

2-. Te presente siempre tu presupuesto y calcula todo.

¿Es un evento sin fines de lucro o social? Si es un evento de interés social también se puede hacer, mientras se busquen reducir costos, quizá obtener o rentar algún espacio al aire libre o parques, descarta opciones costosas y busca la manera de hacer un evento auto sustentable.

En el caso de un evento con costo calcula el precio de las entradas, teniendo en cuenta varios aspectos:

¿Con cuántas personas cuenta el recinto?, ¿cuanto espero vender para cubrir los gastos? ¿cuánta ganancia se requiere obtener para que el evento no quede en números rojos o se cancele?

Este cálculo, nuevamente no tiene porque hacerlo una sola persona. Lo más importante es no perder algún cálculo en el proceso, ya que tu ganancia podría ser menor o tendrías el riesgo de quedar en números rojos.

Si estás buscando reducir costos una opción es rentar una carpa para tu evento, esta carpa solucionaría dos opciones, una de ellas es contar con una opción de bajo costo y proteger a tus asistentes contra las inclemencias climáticas.  

3-. Si es la primera vez que vas a realizar un evento masivo, busca asesoría con experiencia.

De hecho si es algo que te gusta puedes capacitarte tomando un diplomado en organización de eventos.

También hay empresas que te ofrecen el servicio de organización de eventos. Estas empresas se pueden hacer cargo desde el mobiliario y la logística del evento.

4-. Garantiza que haya asistencia.

Este punto no es sencillo sobretodo si se trata de algún evento de interés social, en este caso lo que puedes hacer es apoyarte en el gobierno y solicitar algún espacio en una plaza pública. 

En caso de ser eventos pagados, puedes promocionar tu evento en plataformas como facebook, lo más importante en este caso es que hagas la segmentación de mercado adecuada, incluye en tu segmentación la ubicación y los intereses de tus asistentes para que obtengas un mayor rendimiento de tu presupuesto.

5-. Solicita feedback de tu evento.

Dar una opción a tus asistentes para que califiquen el evento es necesario para saber que se puede mejorar y darle seguimiento a asistentes que hayan tenido algún problema. Esto generalmente no aplica para algunos eventos, pero es indispensable en eventos como: conferencias, congresos, talleres.

6-. Evalúa soluciones para problemas en caso de cancelación o cambio de fecha. 

Las eventualidades siempre van a existir y que estés preparado para afrontarlas es mejor a tener que improvisar.

Evalúa opciones como regresar el dinero o la posibilidad de cambiar el boleto anterior por uno nuevo.

7-.Documenta el evento. Consigue un fotógrafo/a para que haga tomas del evento, te podrán ser útiles para compartir en redes sociales. 

Esperamos que estos consejos para realizar eventos masivos, te hayan sido de utilidad.

Te deseamos el mayor de los éxitos en la realización de tu evento.